ইউরোপের বিশ্ববিদ্যালয় শিক্ষার্থী:  ফাইল ফটো
ইউরোপের বিশ্ববিদ্যালয় শিক্ষার্থী: ফাইল ফটো

বিদেশে পড়াশুনা: অধ্যাপকদের মেইল পাঠাবেন কিভাবে?

প্রকাশিত :০৮.০৩.২০১৭, ৪:৪২ অপরাহ্ণ

রাজা আবুল কালাম আজাদ:

বিদেশে পড়াশুনার স্বপ্ন অনেকের। জিআরই দিয়েছেন, আইইএলটিএস দিয়েছেন, স্কোরও করেছেন ভালোই। তবু স্কলারশিপ পাছ্ছেন না । ফান্ডিং ও অন্যান্য প্রসঙ্গে অধ্যাপকদের পাত্তাই পাচ্ছেন না। দেখা যায় অধ্যাপকদের ইমেইল করেছেন, কিন্তু তারা উত্তর দিচ্ছেন না। উত্তর দিলেও বলছেন, কোনো ফান্ড নেই, পজিশন নেই।
আজকাল এধরণের ঘটনা খুব সাধারণ একটা ব্যাপার হয়ে দাঁড়িয়েছে।
কেন এমনটি হয় সে ব্যাপারে আমাদের পরামর্শ দিয়েছেন ইউরোপ ও আমেরিকার কয়েকটি বিখ্যাত বিশ্ববিদ্যালয়ে অধ্যায়নরত এবং অধ্যায়ন সম্পন্ন করা ব্যাক্তিত্ব। তারা এ বিষয়ে একমত হয়েছেন, আমাদের ব্যর্থতার প্রধান কারন আমরা যে ইমেইল পাঠাই সেটি বেশির ভাগ ক্ষেত্রেই সঠিক হয় না। তাই আজকের পর্বে আলোচনা করব কী করে ইমেইল লিখবেন। সতর্কতার সঙ্গে ইমেইল পাঠালে, সঠিক ফিডব্যাক পাওয়ার সম্ভাবনা বেড়ে যায়। ড. রুহুল খান, সাত্বিক রুবায়েত মুহাম্মাদ ও শাহাদাত হোসেনের সাথে আলাপ করে এর সম্ভাব্য কতিপয় সমাধান বের করা হয়েছে।
১. গণহারে সব অধ্যাপকদের একই মেইল পাঠানো বন্ধ করুন। বিশেষজ্ঞ অধ্যাপকেরা এসব বিষয়ে খুবই অভিজ্ঞ। কপি করা মেইল সহজেই বুঝতে পারেন। সময় নষ্ট করে এসব মেইল তাঁরা পড়েন না।
২. ‌‌’ডিয়ার স্যার’ (Dear Sir), ‘হ্যালো প্রফেসর’ ইত্যাদি শব্দ ব্যবহারে সম্বোধন না করে তার নামের শেষাংশ উল্লেখ করুন। যেমন, ডিয়ার প্রফেসর ম্যাটসন। তাহলে তিনি বুঝবেন, যে আপনি তার সম্পর্কে জানেন। তার সঙ্গে কাজ করার জন্য আপনার আগ্রহ আছে।
৩. ইমেইলে কখনো সালাম, নমস্কার ইত্যাদি ব্যবহার করবেন না। গুড মর্নিং, গুড আফটার নুন ইত্যাদি উল্লেখ করা থেকেও বিরত থাকুন।
৪. আপনার প্রফেশনাল/প্রাতিষ্ঠানিক ইমেইল আইডি থাকলে সেটা ব্যবহার করা উচিত। জিমেইল, ইয়াহু ইত্যাদি আইডি থেকে পাঠানো মেইল অনেক সময় স্প্যাম বক্সে চলে যায়। সেগুলো তারা খুলে দেখেন না।
৫. যে অধ্যাপকের গ্রুপে আবেদন করবেন, সেই গ্রুপের গবেষণার বিষয়বস্তু (Research Area) সম্পর্কে আগে থেকেই কিছুটা পড়াশুনা করে দেখবেন। সেই গ্রুপ থেকে প্রকাশিত সাম্প্রতিক আর্টিকেলগুলো ঘেটে দেখুন। অধ্যাপক কী নিয়ে কাজ করেন সেটা ভালো করে বোঝার চেষ্টা করুন।
৬. অধ্যাপকের সাম্প্রতিক প্রকাশিত আর্টিকেল পড়ে তাকে ধন্যবাদ দিতে পারেন। আর ধন্যবাদ দেওয়ার মাধ্যমেই গবেষণা কাজটির প্রশংসা করে দু-একটি প্রশ্ন (যৌক্তিক ও আকর্ষণীয়) করতে পারেন। উল্লেখ করতে পারেন যে, আপনি এই বিষয়টি ভালো বোঝেন ও এ বিষয়ে কাজের আগ্রহ আছে। এভাবেও যোগাযোগের সূচনা করা যেতে পারে।
৭. রিসার্চ প্রপোজাল (Research Proposal) পাঠাতে হলে, গবেষণা গ্রুপের সাম্প্রতিক প্রকাশিত আর্টিকেল পড়ে সেই আলোকে প্রপোজাল লেখা উত্তম। প্রপোজালে গুরুত্বপূর্ণ ডায়াগ্রাম, ফিগার ব্যবহার করতে হবে। অধ্যাপক যেন একনজরে বুঝে যান আপনি কী বোঝাতে চাচ্ছেন।
৮. মেইল আকারে বড় লিখবেন না। মেইলের সঙ্গে প্রয়োজনীয় তথ্যাদি সংযুক্ত (attached) করে দেওয়াই উত্তম। ফাইলের জন্য পিডিএফ ফর্ম ব্যবহার করুন।
৯. আপনার পাবলিকেশন থাকলে, সিভিতে সেগুলোই আগে উল্লেখ করুন। পাবলিকেশনের সঙ্গে DOI (Digital Object Identifier) নম্বর দিন। এতে করে আর্টিকেল খুঁজে পাওয়া খুব সহজ (dx.doi.org/)।
১০. একজন অধ্যাপক আপনার সম্পর্কে খুঁটিনাটি জানতে চাইবেন। ফলে এ জন্য রেফারেন্স লেটার গুরুত্বপূর্ণ। বাইরে রেফারেন্স লেটার হয় গোপনীয় (Confidential)। আমাদের দেশে সবাইকে প্রায় একই ধরনের রেফারেন্স লেটার লিখে দেওয়া হয়। তুলনামূলক পরিচিত গবেষকের কাছ থেকে রেফারেন্স লেটার নেওয়ার চেষ্টা করুন। যারা লেটার দেবেন তাদের বলুন আপনার বিষয়ে নির্দিষ্ট করে কিছু উল্লেখ করতে।
১১. আপনার থিসিস থাকলে সেই থিসিস থেকে একটি অ্যাবস্ট্রাক্ট তৈরি করুন (এক-দুই পৃষ্ঠা)। বাংলাদেশের এমএস থিসিসের ভলিউম, পৃথিবীর বহু দেশের পিএইচডি থিসিসের কয়েক গুণ। একজন অধ্যাপকের এই থিসিস পড়ার সময় নেই। অধ্যাপক যদি চান, তাহলেই পুরো থিসিস পাঠান।
১২. মেইলের সাবজেক্ট হিসেবে হ্যালো/কনটাক্ট এমন শব্দ ব্যবহার না করে নির্দিষ্ট করে সাবজেক্ট লিখুন। ইমেইলের ভাষার ব্যাপারে অধিক সতর্ক থাকা ভালো। বাক্যে বানান ও ব্যাকরণগত কোনো ভুল যেন না হয় সেদিকে লক্ষ্য রাখুন